Unique Insights #6

Yvonne de Beus & Sarah Moorman, werkzaam bij De Kromhouthal organiseerden in samenwerking met Random Creatives een compleet online congres voor de Landelijke Huisartsen Vereniging. Hoe laten zij een online event toch fysiek aanvoelen?

“Normaal gesproken organiseren we evenementen voor gemiddeld 300 tot 1.200 bezoekers,” vertelt Sarah. “Dit was tijdens de lockdown natuurlijk onmogelijk, maar tijdens onze vele Zoom-sessies werd al snel duidelijk dat we ons gingen richten op wat er wel kon.” Yvonne vult aan: “We besloten een vaste studio te bouwen zodat we online events en webinars konden aanbieden: Studio Kromhout”.

Bewijzen dat het kan
Het evenement waar beide accountmanagers erg trots op zijn is de Huisartsendag 2020. “Dit congres moest simpelweg doorgaan omdat het geaccrediteerd is. Huisartsen moeten elk jaar een minimaal aantal punten halen door tijd aan kennisdeling en kwaliteitsverbetering te besteden,” licht Yvonne toe. “Daarnaast zou het ontzettend zonde geweest zijn als alle energie die al in de organisatie van het live event heeft gezeten, verloren zou zijn gegaan. Samen met onze klant, LHV, wilden we bewijzen dat we dit congres online konden neerzetten zonder verlies van de boodschap en het verhaal.”

Het belang van entertainment
De online Huisartsendag werd geopend met een grote talkshow, waarna de deelnemers zich over verschillende kleinere sessies konden verspreiden. “We waren in vier studio’s tegelijkertijd aan het streamen,” vertelt Yvonne. “Thuis konden de huisartsen hun vragen stellen via een op maat gemaakte app, die via een moderator gesteld werden.” Sarah vult aan: “Deze heeft de rol van een talkshowhost. We besteden in onze evenementen altijd veel aandacht aan interactie en entertainment. In plaats van een zwart scherm tijdens een pauze, waren er dan ook muzikale intermezzo’s en een gesproken column van schrijfster Hanna Bervoets.”

Online met fysieke elementen
“Online en hybride evenementen zullen altijd blijven,” geeft Yvonne toe. “Voor onze klanten biedt het goede mogelijkheden en we hebben veel geleerd. Zo is de spanningsboog online veel korter, dus raden wij sprekers aan maximaal een half uur aan het woord te zijn. Verder verzinnen we ludieke interacties, die de bezoeker anders fysiek zou meemaken. Denk bijvoorbeeld aan deelnemers in de lunchpauze hun eigen soep te laten bereiden met toegestuurde ingrediënten en live instructie van een chef-kok. Dan is het toch een beetje fysiek.”

Golden ticket
Yvonne de Beus & Sarah Moorman mogen het Golden ticket doorgeven: van welke unieke locatie in Amsterdam wil zij graag weten hoe zij hun evenementen in Coronatijd hebben aangepakt? Het ticket wordt doorgegeven aan de Portugese Synagoge. We zijn benieuwd naar de events op deze mooie locatie.”