01

Oct

Eventcase uitgelicht; Het Koninklijk Concertgebouw

Door: Barbara van Baarsel – Buro Barcode
Overal en elke dag vinden noemenswaardige events plaats, georganiseerd door de krachtige Nederlandse evenementenbranche in de hoofdstad van het land. Tevreden opdrachtgevers die hun doelstelling bereikt hebben, gasten die met een blijvende herinnering naar huis gaan en bureaus en locaties die terug kunnen kijken op een succesvol geproduceerd evenement in een van de locaties van Unique Venues of Amsterdam.

We zoomen in op deze events in de rubriek Eventcase. Roos van der Donk, Accountmanager Sales, vertelt alles over het galadiner ter gelegenheid van het 50 –jarig bestaan van FCI (Factors Chain International). FCI is een branchevereniging voor banken die zich bezigen met ‘groei financiering’.

Locatie:
Het Koninklijk Concertgebouw (UVoA-lid sinds 2015)

Naam evenement:
50-jarig jubileum van FCI

Soort evenement:
Galadiner met entertainment

Opdrachtgever & evenementenbureau:
FCI (opdrachtgever) en Performance Travel (DMC)

Datum evenement:
14 juni 2018

Doelgroep:
Relaties en medewerkers van FCI

Aantal gasten:
300 (internationaal)

Samenvatting van het evenement:

• Hoe kwam het event bij Het Concertgebouw?
“Performance Travel zocht voor hun klant een passende locatie voor een galadiner met 300 gasten en had goede ervaring met onze organisatie en onze Grote Zaal. Zo is het event aan ons voorgesteld.”

• Wat was de briefing voor Het Concertgebouw?
“Een driegangen galadiner met aperitief voor 300 gasten in een aparte ruimte. Entertainment in drie blokken met drie thema’s: zang, instrumentaal, visueel.”

• Hoe zag het evenement eruit en wat waren de hoogtepunten?
“De gasten arriveerden met bussen en werden ontvangen in de Spiegelzaal voor een welkomstcocktail en amuse, waarna zij aan tafel gingen in de Grote Zaal. Bij binnenkomst in de zaal werd muziek gespeeld door het FCI Consort, gevolgd door een openingsact op het podium van Imperial Power waarbij het slotakkoord op het imposante Maarschalkerweerdorgel werd gespeeld. De gasten konden vervolgens tussen de verschillende gangen door genieten van een indrukwekkend optreden van mezzosopraan Yajie Zhang, die de sterren van de hemel zong met prachtige liederen van Händel, Bach en Mozart. Gevolgd door Stringlights; acht violisten die al spelend uit verschillende richtingen de verduisterde Grote Zaal in liepen met lichtgevende violen. Dat gaf een indrukwekkend lichteffect.”

 

• Hoe is het evenement georganiseerd?
“De Grote Zaal werd omgetoverd van concertzaal naar dinerzaal. De opbouw vond grotendeels ’s nachts plaats, omdat er in de ochtend nog werd gerepeteerd door het Concertgebouworkest. Gelijk na het avondconcert van 13 juni werden de ca. 1.500 zaalstoelen verwijderd en hing Bourgonje de techniek boven het podium in. Daarna volgde de techniek boven de zaal en bouwde cateraar Hete Peper de ronde dinertafels in de zaal op. Tussen 08.00 uur en 13.00 uur lag het werk even stil wegens de repetitie van het orkest en werd alleen in de Spiegelzaal opgebouwd. Vanaf 13.00 uur ging de opbouw verder, gevolgd door soundchecks en repetities van de musici. Om 19.00 uur arriveerden de gasten bij de hoofdentree in zes bussen en kon het feest beginnen.”

• Hoe kwam Het Concertgebouw goed tot uiting tijdens dit evenement?
“We konden laten zien waar we goed in zijn: uitmuntende service, een unieke setting voor een gala evenement (Grote Zaal) en ongeëvenaarde akoestiek (de muzikale optredens).”

• Wat waren de learnings?
“Alles liep van een leien dakje, dus echte learnings waren er deze keer niet. Een valkuil bij dit soort evenementen is altijd de grote hoeveelheid opbouw in korte tijd die nodig is om de zaal om te toveren van concert- naar dinerzaal. Maar hier zijn we inmiddels door jarenlange ervaring echte experts in geworden.”

• Welke feedback hebben jullie ontvangen?
“De avond was een groot succes en de opdrachtgever was zeer tevreden. Performance Travel was vooral heel blij met de flexibiliteit en het meedenkend/improviserend vermogen van het personeel op de vloer, waardoor de avond soepel en zonder stress verliep ondanks het strakke opbouwschema.”

• Wat wil je zelf nog kwijt over het evenement?
“Zelfs na 18 jaar werken bij Het Concertgebouw was ik ook nu weer onder de indruk van ons geweldige Concertgebouw-team dat werkelijk alles aan deed om het evenement tot een succes te maken. Iedereen dacht vol enthousiasme mee met de opdrachtgever en deed net dat beetje extra om de verwachtingen te overtreffen. Dit is een van de redenen waarom we een groot aantal terugkerende klanten hebben.”

FacebookTwitterLinkedInWhatsApp